じつはかなり大変!
新郎新婦と幹事が行う2次会の準備から当日までの全て


1. 参加者のリストアップ

声をかける人をリストアップして、参加人数の予測をたてましょう。
※人数が分からないと会場の選定や予算の計算が出来ません。
※個人差はありますが、平均出席率は二次会で8割、1.5次会で9割程になります。

2. 開催時間の決定

※日程が決まっていないと会場の空き状況の確認が取れません。

3. 会場探し

会場に電話やメールで問い合わせをして、希望開催日時が空いているか?
予定人数が入れるか?予算がどれくらいかかるか?
希望の演出はできるか?設備は整っているか?等を確認をしましょう。

4. 会場見学&予約

気になる会場すべてに連絡をして見学できる日程を調整して会場へ行きます。
気に入った会場を予約する。
複数の会場を見学する場合は、日にちが空いてしまうと空き状況がどんどん変わりますので、
日にちを空けず早めに見学をして決めていきましょう。

5. ゲストへ2次会招待

開催日時・会場情報・会費・返信期日を決めてゲストに案内をしましょう。

6. 会場打ち合わせ

会場担当者、幹事、新郎新婦で日程を調整して会場打ち合わせをしましょう。
準備時間・受付時間・パーティー時間・完全退店時間・映像機材の内容・音響機材の内容・レイアウト・
貸出し備品の確認・喫煙の有無・控室・予約期日・ケーキ料金・搬入可能日時・乾杯ドリンク等を確認

7. 新郎新婦・幹事打ち合わせ(平均2~3回)

全員でスケジュールを合わせて、顔合わせ・役割分担(司会者・映像音響機材操作者・
受付・お釣り準備者・荷物運搬者・景品、備品購入者)を決めましょう。
演出・進行内容・音楽・ゲーム内容等を決めましょう。

8. 備品準備

パーティーに必要な備品・ゲーム備品・装飾物・景品等を揃えましょう。

9. 名簿作成

ゲストの名前(漢字フルネーム・読み)の確認をして名簿を作成します。
期日までに返事が来ていない人には再確認連絡をしましょう。
受付がしやすくなるように読みを確認して、五十音順にしましょう。

10. レイアウト決定

会場にレイアウトをもらい、席やテーブルのレイアウトを決定しましょう。

11. 事前動作確認

事前動作確認 会場に連絡をして会場担当者と幹事で日程を調整して、
事前にパーティーに使用するDVDやCD等が会場の機材で再生できるか確認をしましょう。

12. 最終予約連絡

会場へ予約人数、発注物の最終報告と進行表の提出をしましょう。

13. 事前搬入

会場に連絡をして荷受け可能な日程を調整してパーティーに使用する備品等を搬入しましょう。

14. 最終擦り合わせ

会場担当者・幹事・新郎新婦で最終内容の間違いが無い様に擦り合わせをしましょう。

15. 当日準備

幹事は会場が指定する準備時間内(平均30分程)に下記の内容のパーティー準備をします。

●音響・映像機材操作者
会場担当者に機材の操作の仕方、照明の操作の仕方を教えてもらいましょう。
音楽データによっては音の大きさがかなり変わることがあるので、
それぞれの最適なボリュームを確認しましょう。
※各シーンの最適なボリュームを調整しましょう。司会者や新郎新婦が話している時は小さく、
入退場は大きく等使用する映像の内容・音の大きさを司会者と一緒に確認しましょう。
司会者のアナウンスと音楽のタイミングが合わせれるようにリハーサルをしましょう。

●受付担当者
準備したお釣りの金額を確認しましょう。
名簿・配布物・ペン等の準備をしましょう。
装飾品の準備をしましょう。
ゲームの備品等の準備をしましょう。

●司会者
音響・映像機材操作者と映像の内容と音の大きさを確認しましょう。
音響操作者とアナウンスと音楽のタイミングが合わせれるようにリハーサルをしましょう。

●幹事全員
会場担当者と幹事全員で当日の流れと各自の役割分担の最終確認をしましょう。
お手洗い・喫煙場所・荷物置き場所等の確認をしましょう。
会場・幹事の準備が全て出来たら、受付を開始していきましょう。


16. 受付中

●音響・映像機材操作者
受付に流す音楽や映像を再生しましょう。

●受付担当者
ゲスト様から会費をもらい名簿に記していきましょう。

●司会者
お手洗い・喫煙場所・荷物置き場所・フリードリンク開始時間などをアナウンスしましょう。

●幹事全員
新郎新婦が到着したら荷物を預かり、入場のスタンバイをしましょう。


17. パーティー中

●音響・映像機材操作者
各演出に合わせて音楽や映像を再生しましょう。

●受付担当者
遅れてきたゲストの対応や預かった会費の合計金額を数えましょう。

●司会者
進行表に合わせて進行しましょう。


18. パーティー終了後

ゲストが会場を中々出ていかない場合には声をかけて出てもらいましょう。
片付けをして会場備品・幹事備品・新郎新婦荷物を仕分けしてまとめましょう。
会費を新郎新婦に渡し、出席者数と会費の合計金額を伝え終了。

 

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